Cara Menterjemahkan UTPPJ/Job Desc ke Checklist WFH

Menyambung blog sebelumnya ... kita akan bahas apa itu Uraian Tugas dan Profil Persyaratan Jabatan (UTPPJ) dan bagaimana menterjemahkannya ke dalam Checklist Pelaksanaan Tugas di kala WFH.

UTPPJ merupakan tools dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) di Bank Indonesia yang identik dengan Job desc atau job description atau uraian jabatan.

Menurut definisi yang dirangkum oleh Marianna Bodnarchuk (1), Job desc adalah catatan tertulis tentang tugas-tugas, tanggung jawab serta kualifikasi yang diisyaratkan untuk suatu jabatan atas dasar informasi yang diperoleh dari proses analisis jabatan. Job desc itu sendiri berfungsi untuk mengidentifikasi jabatan, memberikan batasan-batasan yang jelas serta menguraikan cakupan dan isi jabatan tersebut.

Setidaknya ada lima unsur dasar yang perlu ada dalam job desc atau uraian jabatan yaitu identitas jabatan, ringkasan jabatan, uraian tugas dan tanggung jawab, tanggung jawab ke atasan (bos) dan spesifikasi jabatan.

Disini saya sampaikan template UTPPJ yang dipakai oleh internal Bank Indonesia.

Pada bagian pertama, berisi informasi jabatan dan hubungannya dengan organisasi secara keseluruhan. Mulai dari nama jabatan contohnya Kepala Divisi, nama unit kerja, Satuan kerja. Perlu diketahui organisasi di Bank Indonesia memiliki struktur sebagai berikut:

Satker atau Satuan Kerja merupakan entitas organisasi tertinggi dibawah Dewan Gubernur sedangkan unit kerja adalah bagian dari satker. Selanjutnya adalah jenis jabatan, sebagaimana diatur dalam MSDM BI, jenis jabatan ada 2 yaitu struktural dan fungsional.

Adapun segmen jabatan dibagi dalam 2 bagian pimpinan dan pelaksana. Apa itu pimpinan adalah segmen jabatan yang memiliki subordinat atau anak buah sedangkan pelaksana adalah yang tidak ada subordinat nya. Segmen jabatan pimpinan sendiri dibagi dalam 2 kelompok yaitu pimpinan satker dan pimpinan unit kerja.

Untuk mengisi job family dan nature of job, kita harus memahami dahulu core business dari lembaga kita. Misi dan visi bank central yang utama adalah menjaga kestabilan nilai rupiah yang diwujudkan dengan 3 fungsi utama yaitu moneter, makroprudensial dan sistem pembayaran ditunjang dengan manajemen intern. Dari pemahaman ini, maka job family ada 4 yaitu moneter, makroprudensial, sistem pembayaran dan manajemen intern.

Nature of job merupakan pembagian jabatan berdasarkan kompetensi dan spesialisasinya sebagai contoh analis, operasional, peneliti dll setiap job family pasti memiliki jenis nature of job yang hampir sama.

Pada bagian kedua, berisi informasi atasan langsung dan bawahan langsung. Berdasarkan struktur organisasi, kita dapat mengisinya dengan mudah. Atasan berarti jabatan yang ada di atas jabatan yang akan kita isi. Misalnya satker terdiri dari 2 grup dan setiap grup terdiri dari beberapa Divisi. Maka apabila kita membuat UTPPJ Kepala Divisi, kita bisa mengisi atasan dengan Kepala Grup. Demikian sebaliknya untuk UTPPJ Kepala Grup, bawahan langsung disini dengan Kepala Divisi sejumlah sesuai struktur organisasi satker tersebut.

Pada bagian ketiga, berisi uraian tujuan jabatan dibentuk. Sebagai contoh informasi untuk jabatan Kepala Divisi tertentu dapat berisi demikian “Mengelola, mengevaluasi, dan mengimplementasikan pelaksanaan Program Management terkait perancangan dan pembangunan, melaporkan status perkembangan seluruh proses pelaksanaan program pembangunan, serta mengelola operasional manajemen intern dan keuangan Satuan Kerja”.

Pada bagian keempat, berisi tugas pokok dan produk pokok minimal yang harus dihasilkan dan menjadi tanggung jawab jabatan ini, inilah yang paling penting diperhatikan dan menjadi target penyelesaian pekerjaan saat WFH.

Selanjutnya adalah kewenangan dan persyaratan jabatan.

Sekarang coba perhatikan bagian keempat yang saya bold, ini bagian yang akan saya jabarkan dalam checklist yang harus dibuat rekan-rekan pegawai saat menjalankan WFH. Cara menjabarkannya mirip dengan cara membuat Work Breakdown Strucrure (WBS) dalam suatu proyek.

Sebagaimana telah saya contohkan sebelumnya, bentuk check list saat rekan-rekan pegawai menjalankan WFH merupakan penjabaran lebih lanjut dari pelaksanaan tugas dan produk pokok.

Kolom 1 dan 2 dari checklist ini diambil dari bagian keempat (kalimat yang saya bold) tentunya tidak terbatas dengan itu dan kalau perlu dapat didetilkan. Contoh secara lengkap adalah sebagai berikut:

Kolom 3 adalah kolom target penyelesaian masing-masing tugas dan produk pokok. Target ini seharusnya ditentukan oleh Atasan atau Pimpinan Satker. Oleh karena itu pada awal hari lakukanlah sesi coaching dengan atasan mu. Mintalah atasanmu untuk menetapkan target dari penyelesaian produk pokok selama masa WFH. Tugas dan produk pokok yang jatuh tempo selama masa WFH, itulah yang kita tuliskan dalam check list pekerjaan selama WFH.

Setelah kita mendapat target penyelesaian pekerjaan, maka kita memulai pekerjaan WFH dimana target penyelesaian pekerjaan ada dalam koridor waktu pelaksanaan WFH. Selanjutnya kita dapat melaporkan hasil kerja sesuai target penyelesaian pekerjaan sesuai kolom 4 sampai 7 yang berisi informasi pelaksanaan tugas dan produk pokok sampai produk pokok itu selesai.

Dalam pelaksanaan WFH, penting sekali pendokumentasian dari pekerjaan. Oleh karenanya penamaan hasil kerja dan versi perlu diseragamkan agar secara cepat kita dapat mengetahui versi hasil kerja yang akan disubmit atau dikirimkan kepada stakeholder Satuan Kerja.

Dengan cara ini, kita tetap dapat mempertahankan produktivitas kita sebagai pegawai.

Demikian, semoga tulisan ini bermanfaat bagi rekan-rekan pegawai yang membaca …

Salam Nyata Berkarya bagi Negeri

(1)   Marianna Bodnarchuk, The Role of Job Descriptions and Competencies in an International Organization https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/44051/Bodnarchuk_Marianna.pdf?sequence=1&isAllowed=y

#perpustakaanbankindonesia #worldbookday #shareamillionstories #digitallearning